Lasciare la posta solo sul lato server (simile all'essere "nel cloud"), come avviene per impostazione predefinita quando si utilizza IMAP, si traduce in un'ottima sincronizzazione delle cartelle di posta tra la moltitudine di dispositivi mobili. Questo perché ogni dispositivo si sincronizza prima con il server prima di mostrarti le tue e-mail. Gli svantaggi delle e-mail sincronizzate con il server sono che le dimensioni della tua casella di posta continueranno ad aumentare e che hai un singolo punto di errore. Se raggiungi i limiti di archiviazione, questo potrebbe diventare un problema e allo stesso modo, se si verifica un problema sul lato server, potresti non essere in grado di accedere ai messaggi perché il problema si sincronizzerà con il tuo computer.
In questo post parleremo di come archiviare le tue e-mail in una casella di posta locale sul tuo computer. Quando diciamo archivio, in realtà significa solo spostare i messaggi in un'altra posizione. Un archivio off-server significa che stiamo spostando i messaggi dal server/cloud al tuo computer. Non è la stessa cosa del pulsante di archiviazione nell'app di posta, che sposta i messaggi in un'altra cartella sul server, né dell'archiviazione automatica in Outlook.
Se ti connetti al server di posta tramite POP, la tua app di posta sta già scaricando copie complete dei messaggi dal server. Se scopri che la tua posta si sta ancora accumulando sul server, controlla le impostazioni della tua app di posta per una simile a "Elimina i messaggi sul server dopo [x] giorni" e assicurati di configurarla per tutto il tempo che desideri conservare un backup dei messaggi sul server:suggeriamo 90 giorni. Se, dopo aver modificato questa impostazione, il server contiene ancora i tuoi messaggi più vecchi, puoi accedere utilizzando la webmail e rimuoverli manualmente dal server.
La configurazione di un'app di posta da archiviare localmente sul tuo computer ti consentirà di:
- Libera spazio sul tuo piano di hosting con noi per i file che non devono essere disponibili su tutti i dispositivi (come quelli più vecchi di un periodo di tempo a tua scelta, ti consigliamo 3-6 mesi).
- Riduci il tempo necessario alla webmail o alle tue app di posta per caricare le cartelle di posta. Riducendo le dimensioni delle tue cartelle lato server, le applicazioni di posta (incluso il nostro sistema di webmail) saranno in grado di caricare i contenuti di quella cartella più velocemente.
- Assicurati che in caso di problemi con le email lato server, tali problemi non influiranno sui tuoi messaggi archiviati locali.
Se il tuo computer è configurato per eseguire il backup su un disco rigido esterno (ad esempio utilizzando Time Machine su MacOS), ti ritroverai con una copia locale delle vecchie e-mail sul tuo computer e un backup regolare, che è il migliore configurazione possibile e ti consigliamo vivamente di assicurarti di disporre di backup del computer locale per eseguire questa operazione.
Utilizzeremo l'app di posta Thunderbird per mostrare come farlo, tuttavia puoi implementare la stessa idea generale praticamente con qualsiasi applicazione di posta, come Apple Mail, Outlook o Windows Live Mail.
Se desideri utilizzare Thunderbird in modo che le istruzioni riportate di seguito siano precise (piuttosto che una guida generale), inizia installando Thunderbird e configura il tuo account e-mail utilizzando la nostra guida. Se utilizzerai la tua app di posta, i passaggi seguenti non saranno precisi al 100%, ma dovrebbe valere la stessa idea generale.
Crea cartelle di archivio locali
Anche se ho alcune cartelle lato server, mi piace unire tutto in una cartella di archivio off-server per tutti i messaggi perché posso sempre cercare le email in un secondo momento e quella ricerca è più veloce quando i messaggi si trovano completamente sul tuo computer .
In altre parole, le cartelle per e-mail separate possono semplicemente rendere le cose più complicate del necessario. Puoi scegliere di creare tutte le cartelle fuori dal server che desideri per l'archiviazione, ma la configurazione richiederà più lavoro. Le app di posta in genere chiamano cartelle "locali" delle cartelle fuori dal server, il che significa che quelle cartelle e il loro contenuto verranno archiviati sul tuo computer locale, piuttosto che sul server. (Suggerimento:Apple Mail li mostra come "Sul mio Mac").
Ecco come crearne uno con Thunderbird
- Fai clic con il pulsante destro del mouse su "Cartelle locali" a sinistra nel riquadro delle cartelle di Thunderbird.
- Scegli "Nuova cartella"
- Dagli un nome:io ho chiamato il mio "Archivio". Dovrebbe essere già una sottocartella di "Cartelle locali", ma se non lo è, assicurati di selezionare quell'opzione.
- Premi Crea cartella
- Ora vedrai una cartella chiamata "Archivio" (o come l'hai chiamata) sotto "Cartelle locali" nella barra laterale sinistra.
Ecco come crearne uno con Apple Mail
- Apri Apple Mail e seleziona il menu "Casella postale" dalla barra dei menu nella parte superiore dello schermo.
- Scegli "Nuova casella di posta"
- Imposta la Posizione su "Sul mio Mac"
- Dagli un nome come "Archivio locale" o semplicemente "Archivio" finché non ti confonderai con la cartella Archivio lato server.
- Premi OK
- Ora vedrai una cartella con il nome che hai specificato in "Sul mio Mac" nella barra laterale sinistra.
Se desideri utilizzare più cartelle di archivio suddivise in categorie, puoi ripetere la procedura descritta sopra per crearne ognuna.
Sposta le email lato server nell'archivio locale
Ora è il momento di spostare le tue e-mail dalle cartelle lato server alla cartella di archivio locale (off-server). Tutti i messaggi che sposti non saranno più accessibili con gli altri tuoi dispositivi o webmail; questi messaggi saranno accessibili solo dal dispositivo su cui stai lavorando ora.
- Trova la cartella da cui desideri archiviare le email e fai clic su di essa.
- Seleziona tutti i messaggi che desideri archiviare (come tutti quelli più vecchi di 90 giorni o 6 mesi) e trascinali nella cartella locale che hai creato utilizzando i passaggi precedenti. (Nell'esempio che ho usato sopra, questa sarebbe la cartella "Archivio", ma se hai creato i tuoi nomi di cartella, puoi sceglierne uno).
Puoi seguire gli stessi passaggi sopra per una o tutte le tue cartelle di posta. Ad esempio, crea un "archivio inviato" e trascina e rilascia tutte le tue vecchie email inviate dalla cartella IMAP nella cartella locale.
Questo è tutto! Tieni presente che potrebbe essere necessario un po' di tempo prima che la tua app di posta scarichi la copia completa di ciascuna e-mail, soprattutto se la tua connessione Internet è limitata in termini di velocità e se stai spostando un numero elevato di messaggi. Ciò significa che l'aggiornamento dell'utilizzo dell'archiviazione lato server può richiedere molto tempo. Dagli tempo!
Facci sapere se riscontri problemi con queste istruzioni usando i commenti qui sotto.
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