Nota del redattore: In questo segmento, il Sudoer Sit-Down, poniamo domande a piccoli gruppi di professionisti del settore. Ottieni risposte e opinioni reali da persone reali (utenti, operatori, amministratori, sviluppatori, ecc.), ognuna delle quali offre una prospettiva varia e preziosa alle domande relative al settore IT e all'amministrazione del sistema in particolare.
Il modo in cui gestiamo il nostro tempo deve essere il più grande fattore di differenziazione dei professionisti del pianeta. È l'abilità più importante da padroneggiare nell'ampia gamma di cose che dobbiamo sapere come fare come esseri umani. Non c'è un percorso verso risultati favorevoli qui; tuttavia, ci sono alcuni punti in comune che vedrai scorrere in modo congruente attraverso gli approcci adottati dai più riusciti tra noi. Potresti suddividerlo in mille categorie diverse, ma la pianificazione è il tema principale che vedo emergere. Che si tratti di annotare carta e penna ogni giorno o di tenere un calendario completo sul tuo cellulare, le chiavi per gestire il tuo tempo si riducono a sapere cosa ti aspetta e dare priorità a come completare tali attività.
Abbiamo chiesto ad alcuni dei nostri principali contributori di delineare i loro strumenti e strategie di gestione del tempo preferiti, nonché i modi in cui evitano il burnout che alla fine arriva per tutti noi. Le risposte che abbiamo ricevuto dipingono un quadro fantastico dei modi in cui siamo tutti diversi, eppure simili quando dobbiamo avere successo sul posto di lavoro ea casa.
Damon Garn, proprietario, Cogspinner Coaction, LLC
Alcuni dei miei metodi di gestione del tempo sono piuttosto standard:strumenti online, pause regolari, rotazione delle attività, responsabilità, ecc. Uso anche alcune strategie su scala più ampia per mantenermi diretto nella direzione in cui voglio andare.
Inizierò con i miei metodi più tradizionali. Credo fermamente nelle pause. Lavorare sodo per 20-45 minuti e poi fare una pausa di cinque-10 minuti è una buona pratica per me. Per un po' ho sperimentato la Tecnica del Pomodoro. L'ho seguito anche abbastanza da vicino e sembrava funzionare. Sfortunatamente, l'abitudine non si è mai davvero bloccata, quindi non sono molto formale riguardo alla pianificazione delle pause. Inoltre ruoto tra le attività abbastanza frequentemente. Una delle cose migliori che faccio è cambiare gli spazi di lavoro. Lavoro a casa da molti anni ormai e mi piace lavorare sul portico anteriore, sul ponte sul retro, in ufficio e sulla poltrona reclinabile. Prima della pandemia di Covid-19 andavo regolarmente in diverse caffetterie locali, ma in questi giorni non le visito quasi mai.
Uso anche alcuni strumenti basati sul Web per aiutarmi con la produttività. Seguo i miei vari progetti di scrittura e sviluppo del laboratorio attraverso Trello, che è incredibilmente utile. Uso Clockify per monitorare il mio tempo e le ore fatturabili. Infine, utilizzo QuickBooks Online per gestire la fatturazione, le tasse, ecc. Mi affido a Dropbox su diversi dispositivi per mantenere cartelle e file essenziali. Credo di aver abbracciato il cloud a livello di piccolissime imprese.
Tuttavia, il mio più grande strumento per la gestione del tempo e la produttività è un sistema di gestione degli obiettivi che deriva dal lungo termine "cosa sto facendo della mia vita?" pianifica le attività quotidiane. Non è basato sulla tecnologia (infatti, i documenti vengono stampati e archiviati in una cartella di file sulla mia scrivania). Non entrerò troppo in dettaglio qui, ma la versione breve è questa:mantengo un piano quinquennale generale e all'inizio di ogni nuovo anno sviluppo un elenco di obiettivi annuali che copre la crescita professionale, personale, finanziaria, familiare /categorie sociali, fisiche e hobby. Elenco le cose che voglio realizzare quell'anno. Ogni mese, genero un foglio di obiettivi simile ma più dettagliato che ha origine da quello annuale. Il lunedì mattina creo un elenco di cose da fare settimanali e ogni mattina creo un elenco di cose da fare ogni giorno in base alle attività settimanali. Il risultato è che sto deliberatamente cercando di capire come raggiungere quotidianamente importanti traguardi professionali e personali a lungo termine.
Molte persone non capiscono o apprezzano il mio approccio orientato agli obiettivi. Tuttavia, trovo che mi aiuti a concentrare il mio tempo e le mie energie, ottenere cose che sono importanti per me personalmente e professionalmente, mantenere l'equilibrio e arrivare dove voglio andare.
Alla fine, sarei perso senza il mio Mac. Lo uso per tutto, inclusa la scrittura (sia tecnica che narrativa), l'esecuzione di macchine virtuali, l'accesso a strumenti basati su cloud, la registrazione di musica, la visione di programmi. È senza dubbio lo strumento più critico che ho.
Joachim Haller, Senior Project Manager, Capgemini
Quando lavoravo a Bangkok, il mio strumento di gestione del tempo preferito era il sole. Ho guidato la mia moto per andare al lavoro e dovevo arrivarci prima che facesse troppo caldo e mi sono presentato al lavoro fradicio di sudore, cosa che pensavo non sarebbe stata apprezzata dai miei colleghi. Alla fine della giornata, sapevo che il sole sarebbe tramontato alle 18:00 in punto e, avendo il terrore di guidare la mia moto al buio, dovevo essere a casa prima. Questo mi ha anche fatto tornare a casa in tempo per la cena, il che ha fornito un sano equilibrio tra lavoro e vita privata. La scelta di andare al lavoro in moto è stata facile perché il traffico a Bangkok era quasi sempre molto congestionato e l'ora di punta era, ovviamente, il momento peggiore per cercare di andare dal punto A al punto B. Il viaggio per andare al lavoro sarebbe durato un'ora e mezza di macchina ma solo 35 minuti di moto. Il giro in bicicletta era anche un modo perfetto per staccare dal lavoro perché dovevo concentrarmi completamente sulla navigazione nel traffico pesante di auto e autobus sulle strade.
Al lavoro, ho utilizzato la strategia della pianificazione giornaliera in combinazione con la gestione dei progetti. Quindi, all'inizio di ogni giornata, scelgo alcuni oggetti che voglio fare prima di partire. Normalmente abbozzo una settimana alla volta e lascio che gli eventi durante quella settimana siano piuttosto fluidi. Tuttavia, le attività fanno sempre parte di un piano molto più ampio che ho formulato vagamente nella mia mente su ciò che voglio ottenere nei prossimi tre o sei mesi. Poiché ho un piano settimanale e anche un quadro più ampio di ciò che voglio fare, non devo arrabbiarmi o stressarmi se non riesco a completare un compito in un determinato giorno; può essere spostato a un altro giorno e sarò comunque in grado di raggiungere l'obiettivo generale.
Questo modo di lavorare mi si addice bene perché mi permette di interagire con le persone, cogliere al volo cose tecniche, essere coinvolto temporaneamente in qualcosa e continuare comunque ad andare avanti secondo i miei piani. Per molti anni ho lavorato con progetti di supporto e tecnici e ho evoluto questo modo di lavorare per evitare lo stress e mantenere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.
Un altro aspetto importante per me è "andare sempre in ufficio", il che significa che mi vesto ogni mattina e mi preparo per l'ufficio anche se lavoro da casa. Questo mi aiuta anche a tracciare un confine tra lavoro e vita privata.
Queste sono le mie strategie generali, ma quando si tratta di strumenti, ce n'è una su cui faccio affidamento per gestire la mia vita più di ogni altra, ed è il calendario sul mio telefonino. Che si tratti dell'agenda giornaliera cartacea della vecchia scuola o di Google/Apple/Microsoft, c'è sempre un calendario raccolto con lavoro e vita in una grande miscela che delinea ogni ora di ogni giornata lavorativa e mi attira per eventi, riunioni, anniversari, compleanni, ecc. È lo strumento che tira i fili del mio burattino; In realtà devo sfidare me stesso a ignorarlo, sapere quando chiuderlo, fare qualcos'altro e dare maggiore priorità alla mia famiglia.
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Anthony Critelli, Sr. Systems Engineer, Datto Inc.
Uno dei miei punti di forza è sempre stato l'elevata produttività e produttività. Essere in grado di svolgere molto lavoro e apportare rapidamente un valore reale a un'organizzazione mi ha permesso di avanzare rapidamente nella mia carriera. Mi ha anche permesso di evitare il burnout perché posso essere fiducioso che, alla fine della giornata, ho presentato il mio lavoro migliore e merito una pausa.
Detto questo, potrebbe sorprendere il fatto che io non utilizzi personalmente strumenti tecnologici di fantasia per massimizzare la mia produzione. Il mio strumento preferito è carta e penna vecchio stile, utilizzando una versione di una tecnica che ho imparato in un libro chiamato Lavoro profondo .
Comincio ogni giorno scrivendo un'agenda giornaliera in blocchi di 30 minuti. Quindi rivedo il mio lavoro e i calendari personali per eventuali riunioni e prima li scrivo nella mia agenda. Con le mie riunioni fuori mano, rivedo il mio attuale elenco di progetti nel nostro software di biglietteria e blocco i periodi di tempo per lavorare su ciascuno durante il giorno. Mi assicuro anche di pianificare il tempo per recuperare le e-mail e lasciare un po' di tempo libero nella mia giornata per le cose che potrebbero emergere e richiedere la mia attenzione.
Questo è il mio flusso di lavoro quotidiano, ma c'è un altro dettaglio importante:quando scelgo un lavoro dalla mia lista da inserire in blocchi temporali, deve essere attuabile. Bloccare due ore per "migliorare i nostri sistemi di bilanciamento del carico" lascia troppa ambiguità e l'ambiguità porta alla distrazione. Cerco sempre di bloccare un'ora o due ogni settimana per suddividere i miei progetti più grandi in blocchi gestibili di lavoro che possono essere programmati durante la settimana lavorativa. Questo è molto importante perché la parte più difficile del lavorare su qualcosa spesso è solo l'inizio. Avere compiti piccoli e attuabili rimuove molte delle scuse che portano a evitare il lavoro.
Queste due strategie, timeboxing giornaliero e pianificazione di progetti settimanali a lungo termine, si sono rivelate molto preziose. Non sono high-tech, ma mi hanno aiutato a massimizzare la mia produttività durante il giorno in modo da poter ridurre al minimo il mio burnout dopo l'orario di lavoro.
E per coloro a cui piacciono i gadget high-tech, ammetto di essere stato un po' disonesto all'inizio di questa risposta. Uso un taccuino Rocketbook per la mia pianificazione quotidiana, invece di carta e penna vere. Tuttavia, potrei pensare di passare a Timewarrior in futuro.
Joerg Kastning, amministratore di sistema, Bielefeld
La legge di Parkinson è l'adagio che "il lavoro si espande in modo da riempire il tempo disponibile per il suo completamento". Quindi, non importa quanto e a lungo lavorerei; ci sarebbe ancora del lavoro rimasto alla fine della settimana. Il mio attuale contratto dice che devo lavorare circa 40 ore a settimana. Questo è ciò per cui vengo pagato, quindi perché preoccuparsi di lavorare ore extra quando non vengono risarcite?
Per tenere traccia delle ore che ho lavorato al giorno, alla settimana o al mese e per vedere su quali argomenti sono state spese queste ore, utilizzo Timewarrior per tenere traccia del tempo dalla riga di comando. Quindi, quando avrò adempiuto il mio contratto e non ci sono compiti urgenti nella mia lista, posso rinunciare e godermi la vita con la mia famiglia.
Personalmente, cerco di lavorare otto ore al giorno. Naturalmente, ci sono giorni con 10 o anche 12 ore lavorative. In questo caso, lascio il lavoro presto in un altro giorno meno impegnativo per fornire un equilibrio ed evitare il burnout.
Per organizzare le mie attività, stabilire le priorità e pianificare, utilizzo il metodo Eisenhower perché l'ho trovato semplice ed efficace. Con questo metodo, le attività vengono valutate utilizzando i criteri "importante/non importante" e "urgente/non urgente" e collocate nella "Matrice Eisenhower" nell'immagine di seguito.
Quindi, gestisco i quadranti come segue:
- Le attività importanti E urgenti come la gestione degli incidenti, la risoluzione dei problemi e il rispetto delle scadenze, le svolgo personalmente e immediatamente.
- Le attività importanti ma non urgenti (ancora) come la scrittura di linee guida o tutorial, l'aggiornamento di modelli e tutti i tipi di dispositivi IT, vengono pianificate bloccando uno spazio nel mio calendario per loro:le svolgerò personalmente ma in un momento in un secondo momento.
- I compiti non così importanti ma comunque urgenti che cerco di delegare. Potrebbero essere riunioni, presentazioni o domande su come utilizzare un determinato strumento, ad esempio.
- Infine, se trovo un compito non importante e non urgente, semplicemente non lo farò.
Naturalmente, a volte i compiti del quarto quadrante diventano urgenti e importanti; per esempio, se il mio capo lo riclassifica come tale e mi dà una scadenza. In questo caso, l'attività si sposta nel quadrante uno e viene gestita di conseguenza.
Per un contesto su ciò che faccio di solito, dai un'occhiata al mio articolo, Com'è la mia giornata come amministratore di sistema .
Ricardo Gerardi, Senior Consultant, Red Hat
Circa quattro mesi fa, ho iniziato a usare la Tecnica del Pomodoro per aiutarmi a cronometrare e concentrarmi sui compiti, e lo considero un grande successo. Questa tecnica impone di concentrarsi su una singola attività per un periodo di tempo chiamato "Pomodoro", che di solito dura 25 minuti. Il nome Pomodoro deriva dal timer da cucina Pomodoro che il creatore di questa tecnica utilizzava per tracciare il tempo. Dopo ogni periodo di attività, ti riposi per cinque minuti prima di iniziare l'attività successiva. Dopo quattro Pomodori, puoi fare una pausa più lunga di 15 minuti.
Nel mondo moderno, invece di un timer Pomodoro, utilizzo lo strumento Gnome Pomodoro per aiutarmi a tenere traccia del tempo quando utilizzo questa tecnica.
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Riepilogo
Per collegare tutte le informazioni di cui sopra, direi questo:sii intenzionale nel pianificare le tue attività quotidiane. Il timeboxing, la tecnica del pomodoro, la pianificazione dettagliata e le pause frequenti sono tutte ottime cose da considerare quando è necessario massimizzare la produzione in un determinato periodo di tempo. Ricorda sempre di lasciare del tempo per te, la tua famiglia e i tuoi amici. E quando non lavori, allontanati completamente dal lavoro, se possibile, per evitare il burnout. Prenderti cura di te ti renderà più facile occuparti del tuo lavoro in modo entusiasta e attento.