Introduzione
Office 365, ora noto come Microsoft 365, è una suite di applicazioni e servizi basati su cloud per utenti personali e aziendali. Include il set completo di applicazioni Microsoft Office, l'archiviazione su cloud di OneDrive e una serie di funzionalità di sicurezza, conformità e gestione dell'archiviazione per le aziende.
Questo articolo discuterà l'importanza di eseguire il backup di e-mail e dati di Office 365 e fornirà soluzioni di backup.
È necessario il backup di Office 365?
Il contratto di servizi Microsoft afferma che l'azienda si impegna a mantenere i servizi disponibili. Tuttavia, Microsoft declina ogni responsabilità per eventuali perdite di dati causate da interruzioni del servizio e consiglia agli utenti di eseguire backup regolari dei dati archiviati in Office 365.
Secondo il loro modello di responsabilità condivisa, Microsoft lascia all'utente il compito di assicurarsi che i propri dati vengano sottoposti a backup in modo sicuro in una posizione diversa. Dato che la conservazione completa dei dati è anche responsabilità dell'utente, i backup di Office 365 sono una necessità aziendale.
Quali sono i motivi per eseguire il backup di Office 365?
Come con qualsiasi sistema di grandi dimensioni, esistono diversi modi in cui i dati di Office 365 possono essere compromessi, da un errore dell'utente a un'interruzione del servizio. I seguenti sono i motivi più convincenti per eseguire regolarmente il backup dei dati di Office 365.
Cancellazione accidentale
Office 365 offre due tipi di eliminazione:soft e hard. La eliminazione temporanea include la rimozione dei file svuotando il Eliminato Cartella elementi. Gli elementi eliminati in questo modo sono ancora recuperabili negli Elementi recuperabili cartella, che risiede in una sottostruttura separata di ciascuna cassetta postale. Tuttavia, con l'eliminazione definitiva , l'elemento viene eliminato dal database e diventa irrecuperabile.
Lacune nelle norme di conservazione
Le politiche di conservazione sono protocolli di mantenimento delle informazioni stabiliti dalle aziende. Definiscono i dati da conservare, il loro formato, la durata della conservazione e la procedura da seguire al termine del periodo. A causa della loro complessità e della costante evoluzione, le politiche di conservazione sono difficili da gestire. I backup flessibili eliminano i problemi di divario tra le politiche.
Minacce alla sicurezza
Le aziende devono proteggersi da varie potenziali minacce alla sicurezza. Tali minacce possono avere origine esternamente, sotto forma di malware, ransomware e virus, ma anche internamente. Le minacce interne provengono dai dipendenti dell'azienda e possono essere:
- Non intenzionale:ad esempio, un dipendente scarica un file infetto.
- Intenzionale:ad esempio, un dipendente scontento elimina documenti aziendali importanti.
In tutti i casi, essere in grado di ripristinare le informazioni perse è fondamentale per l'azienda.
Problemi legali
Quando un'azione legale richiede la divulgazione di determinati documenti, l'azienda non può permettersi di non fornirli alle autorità. Sebbene Microsoft offra il blocco per controversia legale come meccanismo per recuperare le informazioni perse, questa non è una soluzione completa, poiché gli account utente eliminati non possono essere recuperati in questo modo.
Gestione della migrazione
Le aziende che decidono di passare a Office 365 devono organizzare correttamente la migrazione. Le distribuzioni di posta elettronica ibrida sono una soluzione standard ma presentano agli amministratori ulteriori sfide di manutenzione. Il corretto backup delle e-mail dell'azienda garantisce che tutti i dati sopravvivano in modo sicuro alla transizione da Exchange on-premise al cloud.
Quali soluzioni dovresti utilizzare per il backup di Office 365
Opzione nativa
Office 365 non dispone di una soluzione di backup integrata completa. Offre invece un insieme limitato di opzioni di backup e ripristino.
Con l'opzione di ripristino , gli utenti possono ripristinare OneDrive a una versione non precedente a 30 giorni. L'opzione di ripristino presenta gli Articoli recuperabili cartella contenente le email eliminate nei 30 giorni precedenti. Contatti e Calendari sono irrecuperabili.
Inoltre, la soluzione di backup nativa di Office 365 opera nell'ambiente di produzione, il che la rende intrinsecamente non sicura. Questo è noto come il problema "tutte le uova in un paniere".
Backup gestito basato su Veeam per Office 365 da phoenixNAP
Poiché Office 365 non dispone di adeguati meccanismi di protezione dei dati, Microsoft consiglia agli utenti di prendere in considerazione strumenti di terze parti. Soluzioni come Managed Backup per Office 365 offrono una protezione completa dei dati in Office 365.
phoenixNAP offre una soluzione di backup automatizzata e scalabile basata su Veeam che risolve tutti i problemi di backup sopra elencati:
- E-mail e documenti sono protetti contro l'eliminazione accidentale o dannosa.
- I dati critici sono al sicuro e l'azienda è sempre pronta a soddisfare i requisiti normativi.
- Le informazioni sono facilmente recuperabili e disponibili anche in caso di interruzioni.
Veeam aiuta anche con gli ambienti ibridi eseguendo il backup sia dei dati basati su cloud che di Exchange on-premise.
Il backup gestito per Office 365 riduce lo sforzo necessario per recuperare i messaggi di posta elettronica e offre protezione del backup per SharePoint, OneDrive e Teams. Ciò la rende una soluzione di backup completa per Office 365.