Se hai appena avviato una startup o possiedi già un'azienda, ovviamente devi gestire un'enorme forza lavoro e una vasta raccolta di documenti. I documenti o i file di un'azienda in cui diverse persone lavorano in modo collaborativo devono essere gestiti in modo univoco in modo che chiunque possa lavorarci e gli utenti possano avere un migliore controllo della versione. Questo è quando un sistema di gestione dei documenti torna utile. Se l'infrastruttura software della tua organizzazione è basata su Linux, dovrai cercare un sistema di gestione dei documenti per il tuo sistema Linux.
Questo strumento ti aiuterà a archiviare e gestire i documenti in una directory locale o in un server dedicato. È possibile individuare facilmente le versioni precedenti di un documento con questo strumento e, quindi, la procedura di registrazione diventa più semplice. Questi strumenti possono facilmente aumentare la produttività complessiva del tuo spazio di lavoro. Anche se sei un singolo utente, puoi ottenere ulteriori vantaggi dall'utilizzo di uno strumento di gestione dei documenti.
I migliori sistemi di gestione dei documenti per Linux
Google Drive è un ottimo esempio di un sistema di gestione dei documenti di base. Ma se hai bisogno di più personalizzazioni e flessibilità, potresti aver bisogno di alcuni dei fantastici sistemi di gestione dei documenti open source per il tuo sistema. Linux è un'ottima piattaforma da utilizzare in uno spazio di lavoro aziendale. Non c'è da stupirsi che su Internet troverai molti sistemi di gestione dei documenti per Linux. Ma scegliere gli strumenti migliori da loro non è un compito facile da fare. Quindi abbiamo creato un elenco dei 15 migliori strumenti di gestione dei documenti per Linux.
1. All'aperto
Alfresco è uno strumento pluripremiato per la gestione dei documenti. Essendo un programma basato su Java, otterrai molta flessibilità eseguendolo su qualsiasi sistema. Esiste un'edizione Enterprise e un'edizione community basata sul forum degli sviluppatori di questo software. La Community Edition è gratuita e open-source. D'altra parte, l'Enterprise Edition ha un piano di supporto commerciale se sei più serio riguardo ai tuoi file.
Caratteristiche principali di Alfresco
- Ha un'app Web completa con virtualizzazione della sessione inclusa.
- Ha funzionalità di codifica dei contenuti e puoi cercare in base ai tag.
- Alfresco supporta più standard di gestione dei record, inclusi 5015.2, MoReq2, NOARK, ecc.
- Gli utenti possono accedere al repository tramite SMB, FTP, WebDAV, NFS e CMIS.
- Alfresco supporta più database come MySQL, Microsoft SQL Server, Oracle Database, IBM DB2, ecc.
- Ha il supporto integrato per Microsoft Office e Google Docs.
2. OpenKM
Questo è un sistema di gestione dei documenti open source per Linux. Puoi gestire i tuoi documenti attraverso la sua interfaccia web. JBoss Application Server, Google Web Kit, Lucene, Apache Jackrabbit e Java J2EE alimentano la spina dorsale del programma. Poiché il programma è completamente gratuito, puoi utilizzarlo nelle tue piccole aziende per un rapporto costo-efficacia.
Caratteristiche principali di OpenKM
- Il client basato sul Web ti consente di accedere ai tuoi file da qualsiasi parte del mondo.
- L'interfaccia utente fluida semplifica il trascinamento dei file direttamente da Esplora file.
- Riconoscimento ottico dei caratteri o OCR integrato per scansionare le immagini ed estrarne i dati.
- Componente aggiuntivo Microsoft Office e Open Office per velocizzare il flusso di lavoro.
- Motore di ricerca avanzato integrato in modo che gli utenti possano cercare file utilizzando criteri diversi.
- Funzionalità di sicurezza avanzate per rendere più sicuri i tuoi documenti.
3. LogicalDOC
LogicalDOC è uno strumento di gestione dei documenti facile da usare per i sistemi Linux. Ha quattro diverse edizioni per diversi tipi di utenti. La Community Edition è gratuita e open source mentre manca di alcune funzionalità. D'altra parte, le edizioni Business, Enterprise e Cloud hanno alcune funzionalità uniche e avanzate.
Caratteristiche principali di LogicalDOC
- Il software può essere facilmente eseguito su un sistema basato su cluster.
- Gli utenti avranno un'interfaccia utente web completa basata su .NET e PHP.
- Ha un potente motore di ricerca basato su Lucene che può indicizzare e cercare facilmente i file.
- Il controllo automatico della versione è una funzione molto utile di questo programma. Può configurare il primo numero di revisione.
- Il sistema di aree di lavoro multiple di questo strumento aumenta la produttività.
- Il suo avanzato sistema di plug-in può aggiungere diverse funzionalità extra a questo programma.
4. March
Maarch è molto utile per archiviare un volume elevato di documenti. È basato su PHP e ha tutte le funzionalità di base di un sistema di gestione dei documenti. Oltre al prodotto open-source, Maarch ha un'edizione Enterprise con funzionalità extra.
Caratteristiche principali di Maarch
- Il programma ha un design modulare e, quindi, le funzionalità possono essere facilmente gestibili.
- Puoi gestire l'autorizzazione in base alla gerarchia dell'organizzazione.
- Gli utenti possono impostare schemi diversi per i file in base alle classificazioni.
- Lo strumento ha funzionalità di gestione degli archivi fisici.
5. EpiWare
È un sistema di gestione dei documenti open source scritto in PHP. Utilizza MySQL per la gestione dei database. È uno strumento vecchio e l'ultima build risale al 2008. Ma molte utili funzionalità lo rendono un popolare sistema di gestione dei documenti. Il software è gratuito mentre puoi ottenere un supporto esteso dagli sviluppatori di Epiware spendendo denaro.
Caratteristiche principali di Epiware
- Puoi controllare l'accesso alle cartelle tramite gruppi o utenti.
- La sua opzione di ricerca avanzata semplifica la ricerca con i metadati.
- Gli utenti possono creare spazi di lavoro virtuali e team per il lavoro collaborativo in modo sicuro.
- Mantiene l'accesso ai documenti facilmente gestibile e la cronologia delle versioni dei documenti.
6. EDMS Maya
Mayan è un moderno sistema di gestione dei documenti con un'interfaccia utente basata sul web. Il codice del programma è scritto in Python mentre si utilizza Django come framework. È uno strumento gratuito e open source con alcune funzionalità extra. Funziona anche come sistema OCR dedicato.
Caratteristiche principali di Mayan EDMS
- Capacità di verificare l'autenticità dei documenti tramite un sistema di firma crittografica incorporato.
- Ha il supporto integrato per LibreOffice per semplificare la gestione di fogli di calcolo e presentazioni.
- Mayan EDMS ha un sistema di caricamento file sia locale che lato server.
- Mostra un'anteprima dell'immagine dei formati di file più diffusi e, quindi, diventa più facile organizzare i file.
- Ha un supporto limitato per plug-in di terze parti per funzionalità estese.
7. SeedDMS
SeedDMS è il successore del popolare sistema di gestione dei documenti LetoDMS. E per questo è pienamente compatibile con il primo. È un programma gratuito e open-source. Questo strumento basato sul Web è scritto in PHP e utilizza MySQL come sistema di gestione del database.
Caratteristiche principali di SeedDMS
- Ha un'interfaccia utente molto facile da usare. Mostra tutti i file e le cartelle, proprio come su un tipico file manager con informazioni extra.
- I testi su un file PDF, MS Word, MS Excel possono essere indicizzati direttamente e gli utenti possono cercarli.
- Ha un sistema di gestione del flusso di lavoro integrato per l'utilizzo in una grande organizzazione.
- SeedDMS offre l'accesso WebDAV e supporta l'API REST.
8. NemakiWare
NemakiWare è un programma open source di alcuni sviluppatori giapponesi. È piuttosto leggero ma splendidamente adornato con caratteristiche e personalizzazioni moderne. È scritto in Java con l'aiuto della libreria OpenCMIS di Apache Chemistry. Utilizza NoSQL come sistema di gestione del database.
Caratteristiche principali di NemakiWare
- È dotato di un sistema di controllo accessi di livello avanzato. Gli utenti possono facilmente concedere l'accesso e possono negare a chiunque di utilizzare una determinata cartella.
- Può creare proprietà aggiuntive ai metadati di un particolare file in modo che gli utenti possano perfezionare la ricerca.
- La funzione di ricerca full-text consente agli utenti di cercare tra i contenuti di diversi documenti.
- La funzione di blocco avanzato di questo programma è supportata da tutti gli altri client CMIS.
9. Kimios
Kimios è un programma open source realizzato da Teclib. Essendo uno strumento basato su Java, puoi utilizzarlo in qualsiasi ambiente che esegue Java versione 8 o successiva. Questo strumento può connettere e gestire in modo sicuro qualsiasi tipo di infrastruttura di storage. Per questo motivo, è molto utile per una grande organizzazione.
Caratteristiche principali di Kimios
- Ha un'interfaccia utente mobile reattiva che aiuta a lavorare in movimento.
- Può connettersi in remoto al sistema di gestione dei documenti tramite qualsiasi tipo di browser.
- Indicizzazione per metadati e contenuti del documento.
- Il più grande vantaggio è il supporto di un numero enorme di formati di file.
- È dotato di integrazione integrata con software e servizi Microsoft.
10. DocMGR
È uno strumento di gestione dei documenti Linux scritto in PHP. Utilizza Apache per funzionare su un sistema. DocMGR è uno strumento basato sul Web completo. Puoi eseguirlo con qualsiasi browser. Un sistema di indicizzazione full-text denominato Tsearch2 gli offre un potere extra per eseguire la scansione dei documenti e indicizzarli in base ai testi.
Caratteristiche principali di DocMGR
- Funzione di gestione del flusso di lavoro dei documenti visivi.
- Indicizzazione basata sul sistema di riconoscimento ottico dei caratteri.
- Supporto completo del protocollo WebDAV per la gestione remota in un ambiente sicuro.
- L'opzione del forum di discussione aiuta a comunicare con i collaboratori.
11. Casebox
Casebox è un sistema di gestione dei documenti specializzato che si è adattato all'uso in ONG e studi legali. È anche noto come sistema di gestione dei casi. Questo strumento è stato sviluppato congiuntamente da HURIDOCS e Ketse.com. Normalmente HURIDOCS mantiene la base di codice per le proprie aziende partner mentre Ketse si occupa della base di codice originale. La funzione di collaborazione con un potente sistema di gestione dei file lo rende uno strumento di gestione dei contenziosi imbattibile.
Caratteristiche principali di Casebox
- Il sistema di trascinamento della selezione lo rende utile per i principianti.
- Può creare grafici e diagrammi automaticamente dalle tue risorse. Può anche pubblicarli automaticamente su un sito web tramite il modulo web.
- La funzione avanzata del cestino ti consente di ripristinare qualsiasi cosa in qualsiasi momento.
- Gli utenti possono creare moduli dinamici con condizioni logiche per interagire con persone diverse.
- Questo strumento impedisce la sincronizzazione tra dispositivi per aggiungere un ulteriore livello di sicurezza.
12. SutiDMS
SutiDMS è un sistema di gestione dei documenti online con tutte le funzionalità utili. È sviluppato da Suti Soft. Questo strumento è costruito come un modello SaaS scalabile. Per questo motivo, otterrai le funzionalità in base alle tue esigenze e potrai pagare di conseguenza. Anche se la sua versione base è gratuita.
Caratteristiche principali di SutiDMS
- Ha un sistema avanzato di controllo della versione.
- Questo strumento è integrato con la soluzione di firma elettronica di Suti Soft per semplificare il processo di approvazione.
- È dotato di un sistema automatizzato di disposizione dei record elettronici.
- Questo strumento ha un sistema integrato di gestione del flusso di lavoro basato sulla grafica.
13. OpenDocMan
Questo è un sistema di gestione dei documenti open source scritto in PHP. Supporta gli standard ISO 17025 e IE per la gestione dei documenti. È dotato di un'interfaccia web indipendente a tutti gli effetti. Il programma di installazione e l'aggiornamento automatici ne semplificano l'utilizzo. Funziona perfettamente su qualsiasi distribuzione basata su Linux.
Caratteristiche principali di OpenDocMan
- Puoi aggiungere tipi di file illimitati a questo strumento.
- Supporta nuove proprietà di file illimitate in base alle esigenze della tua azienda.
- Sistema di scadenza file automatizzato per un migliore controllo sui file.
- Ha una funzione di controllo dell'accesso dipartimentale per ogni file.
- Funzione e-mail avanzata per la notifica delle modifiche recenti.
14. SoloOffice
OnlyOffice è un sistema di gestione dei documenti online e un programma di gestione dell'ufficio. È semplice e facile da usare. Ha l'edizione Enterprise, Developer e Integration per diversi tipi di utenti. Poiché lo strumento viene eseguito su un server dedicato fornito dalla società di sviluppo, non è gratuito. Puoi scegliere diversi piani in base alle tue esigenze. L'edizione Integration ti consente di integrare questo strumento con la tua infrastruttura self-hosted. È un sistema di gestione dei documenti parzialmente open source.
Caratteristiche principali di OnlyOffice
- È uno strumento tutto in uno per posta, documenti, progetti, calendari e molto altro.
- Supporto dell'integrazione per DMS popolari come Alfresco, ownCloud, SharePoint, ecc.
- Il codice originale è open-source su Github in modo da poter ottenere una maggiore flessibilità.
- Supporto gratuito per app Android e iOS per lavorare ovunque ti trovi.
15. Bitrix24
Bitrix24 è un moderno sistema di gestione dei documenti con tutte le funzionalità moderne. Ha diversi piani tariffari per utenti con esigenze diverse. Per le piccole aziende, ha un piano gratuito con funzionalità limitate. Questa è un'ottima opzione per iniziare. Ha un vero e proprio negozio di componenti aggiuntivi per estendere le funzionalità dello strumento.
Caratteristiche principali di Bitrix24
- La funzione di social networking privato rende più facile mettersi in contatto con i colleghi.
- L'opzione di chat video in tempo reale fa risparmiare tempo e aumenta la produttività.
- La funzione di gestione del carico di lavoro ti aiuta a distribuire le attività tra i lavoratori con meno pressione.
- Crea automaticamente attività ricorrenti dai modelli.
- Può visualizzare i dati con bellissimi grafici e diagrammi.
Pensieri finali
Gli strumenti sopra menzionati sono alcuni dei migliori sistemi di gestione dei documenti per desktop Linux. Pochi di loro sono gratuiti e open source mentre altri ti costano denaro. Poiché i sistemi di gestione dei documenti richiedono un server per funzionare, patch di sicurezza regolari e assistenza clienti, è difficile trovare un servizio completamente gratuito. Quindi, dovresti scegliere saggiamente il piano in base alle esigenze della tua organizzazione per risparmiare qualche soldo.